Melepaskan kertas dengan Manajer Dossier

Di antara yang terbaik yang saya temukan di pameran teknologi di Honduras, yang sedang diadakan sekarang, saya menemukan produk bernama Manajer Berkas, yang dikembangkan oleh Sistem HNG dan yang didistribusikan oleh Lufego.

Pada dasarnya sistem ini berupaya untuk memecahkan masalah penyimpanan file, baik itu digital maupun cetak. Kesulitan menyimpan dokumen bukan hanya ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan kertas tetapi juga pentingnya mereka mengumpulkan untuk lembaga yang tidak mampu membuangnya karena pada titik tertentu mereka perlu mendatanginya baik untuk konsultasi atau untuk dukungan formalitas.

Untuk ini ada beberapa solusi IT walaupun Dossier Manager terlihat sangat kuat:

1. Penyimpanan file

Tidak seperti aplikasi lain yang membuat folder dan file di dalamnya, aplikasi ini didasarkan pada prinsip "container", yang mirip dengan "file". Jadi, perusahaan dapat memutuskan untuk mengelola semua dokumentasinya di sana dan yang dilakukannya hanyalah membuat struktur dokumen, dengan atribut dan standar ... seperti yang ada dalam prosedur pengarsipannya; sisanya hanya menyimpan. Mengatakan dalam istilah yang baik "dapat beradaptasi dengan teknik pengarsipan konvensional tetapi di bawah lingkungan digital dan semuanya dalam database"

Ini memiliki antarmuka administrasi, yang memungkinkan pembuatan struktur file, pengguna dan hak; antarmuka pengguna lain yaitu yang menyimpan dokumen atau berkonsultasi dengannya dan antarmuka lain untuk konsultasi publik sederhana. Setelah dokumen diarsipkan, mereka dapat diedit dengan "check out", alat membawa fungsionalitas untuk memotong, menghapus dan meluruskan dokumen jika dokumen dipindai. Dalam kasus dokumen dengan format kepemilikan, mereka dibuka di aplikasi masing-masing dan setelah "check in" memungkinkan untuk mengontrol versi atau mengganti.

2. Cari dengan ocr dalam format 69.

Anda dapat mencari ini, baik dengan kata kunci, atribut, atau bahkan menurut isinya. Tidak ada yang aneh dalam kasus mencari dokumen kantor, AutoCAD atau lainnya disimpan dalam format asli mereka, tetapi mereka juga dapat berupa dokumen tif atau pdf dan sistem pencarian dengan melakukan ocr dalam gambar yang dipindai.

Yang lucu dari semuanya, adalah tidak ada yang disimpan di folder, semuanya ada di dalam database yang bisa berupa Mysql, sql server atau oracle.

Antarmuka pengambilan hanya siap untuk memilih karakteristik pengambilan di antaranya pemindaian dalam format ganda, ketika melihat cara kerjanya saya terkejut melihat pemindai Fujitsu, di mana kartu kredit ditempatkan, dan menyerahkannya ke mode ganda (ganda) wajah) seolah-olah itu adalah kertas ... mesin ini memiliki kemampuan untuk memindai lembar 1000 dua sisi setiap hari selama tahun 5 ... yang dapat disebut kinerja tinggi.

3. Kontrol data jauh

Di antara yang paling menarik dari aplikasi ini adalah tingkat pertumbuhan modularnya, dengan solusi mulai dari $ 450 hingga solusi perusahaan yang mencakup akses jarak jauh melalui layanan web. Salah satu perusahaan yang mengimplementasikannya adalah Tigo, yang di setiap Tigocentros hanya memiliki PC, scanner dan akses Internet; Setiap file yang disediakan pelanggan atau layanan memasuki sistem dan secara otomatis disimpan di kantor pusat.

Hal ini juga diterapkan oleh Direktorat Eksekutif Pendapatan DEI, untuk mengontrol prosedur kepabeanan melalui kebijakan deklarasi untuk impor produk. Setiap agen bea cukai akan memiliki lisensi, yang memungkinkan semua dokumentasi masuk ke sistem pusat sebelum kontainer memasuki negara ... meskipun kertas salinan cetak selalu tiba dalam 15 hari di kotak karton.

Solusi bisnis berada di atas $ 20,000 dengan penggunaan lisensi tanpa batas, dalam hal ini, perusahaan yang memiliki kehadiran di negara-negara 16 harus melakukan investasi sebesar $ 320,000 ... dibandingkan dengan produk lain, setidaknya $ 180,000 per negara ... hampir 3 juta dolar.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi Lufergo